Selbstständig machen als Betreuungsdienst nach § 45a SGB XI

Das Wichtigste auf einen Blick

Was bei dieser Gründung wirtschaftlich entscheidet

Das Zielmodell rechnet mit 230 abrechenbaren Betreuungsstunden zu durchschnittlich 38 Euro, also 8.740 Euro Monatsumsatz. Dafür ist zusätzliche personelle Kapazität vorgesehen. Bei angenommenen 6.000 Euro monatlichen Betriebskosten verbleiben 2.740 Euro vor persönlicher Krankenversicherung, Altersvorsorge, Einkommensteuer und Lebenshaltung. Davon sind beispielhaft 3.840 Euro volle Arbeitgeberkosten für 120 bezahlte Mitarbeiterstunden zu 32 Euro vorgesehen; 100 dieser Stunden sollen abrechenbar sein. Die gründende Person übernimmt weitere 130 abrechenbare Stunden sowie Leitung und Verwaltung. Die verbleibenden 2.160 Euro decken sonstige Betriebskosten. Alle Werte sind zu belegende Modellannahmen; Landesrecht, Ausfall- und Fahrtzeiten können deutlich mehr Personal und Kosten erfordern.

Der wichtigste Hebel ist die Zahl der wirklich verkaufbaren Einheiten. Arbeitszeit ist nicht automatisch Umsatzzeit. Akquise, Vorbereitung, Dokumentation, Fahrt, Einkauf, Ausfälle und Verwaltung reduzieren die Kapazität. Wer seinen privaten Mindestbedarf kennt, rechnet deshalb rückwärts: benötigter Gewinn plus betriebliche Kosten ergibt den erforderlichen Umsatz; geteilt durch den realistischen Preis ergibt sich die notwendige Menge.

Voraussetzungen und persönliche Eignung

Das Geschäftsmodell passt zu Menschen, die Fachleistung und kaufmännische Routine verbinden. Im Alltag zählen Termintreue, schriftliche Absprachen, Nachkalkulation und die Bereitschaft, auch unangenehme Entscheidungen zu treffen. Wer nur die eigentliche Leistung mag, aber Angebote, Verkauf, Reklamationen und Zahlen dauerhaft vermeiden möchte, sollte vor dem Vollerwerb einen kleinen Praxistest durchführen.

• Fachliche Qualifikation und belastbare Arbeitsergebnisse
• Realistische Einschätzung von Tempo und Kapazität
• Klare Kommunikation mit Kunden und Partnern
• Grundverständnis für Preis, Deckungsbeitrag und Liquidität
• Bereitschaft zu Akquise, Dokumentation und laufender Nachkalkulation

Erlaubnisse, Anmeldung und fachliche Grenzen

Gemeint ist hier ein nach Landesrecht anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI. Davon zu unterscheiden sind zugelassene ambulante Betreuungsdienste nach § 71 Absatz 1a SGB XI. Für die Anerkennung nach § 45a gelten die Vorschriften des jeweiligen Bundeslandes zu Konzept, Qualifikation, fachlicher Begleitung, Qualitätssicherung und Versicherung. Erstattungsfähigkeit über die Pflegeversicherung darf erst zugesagt werden, wenn Anerkennung, Leistungsumfang und individuelle Anspruchsvoraussetzungen geklärt sind. Der Entlastungsbetrag nach § 45b beträgt bis zu 131 Euro monatlich; er ist kein unbegrenztes Budget für Betreuungsstunden. Medizinische Behandlungspflege gehört nicht automatisch zum anerkannten Alltagsangebot.

Zusätzlich sind Gewerbeanmeldung oder steuerliche Erfassung, Berufsgenossenschaft, Datenschutz, Arbeitsschutz, Versicherungen und gegebenenfalls Nutzungsänderung beziehungsweise besondere Branchenmeldungen zu prüfen. Maßgeblich ist immer die tatsächlich angebotene Leistung. Eine werbliche Bezeichnung ändert die rechtliche Einordnung nicht.

Leistungen und Geschäftsmodelle

Ein klarer Leistungskatalog verhindert, dass jede Anfrage zu einem Sonderfall wird. Für den Start werden zwei bis vier Kernleistungen ausgewählt und mit Zielgruppe, Preislogik, Zeitbedarf und Ausschlüssen beschrieben.

• Alltagsbegleitung im häuslichen Umfeld
• Entlastung pflegender Angehöriger
• Haushaltsnahe Unterstützung im anerkannten Umfang
• Gruppenangebote
• Koordination anerkannter Helfer

Markt und regionale Nachfrage prüfen

Nach der Pflegestatistik von Destatis waren Ende 2023 knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig. Rund 1,1 Millionen wurden zu Hause mithilfe oder vollständig durch ambulante Pflege- oder Betreuungsdienste versorgt. Diese Bestandszahlen belegen weder einen verfügbaren regionalen Kundenstamm noch den Umsatzmarkt eines Angebots nach § 45a. Für die Gründung sind lokale Versorgungslücken, Leistungsbudgets, Anerkennung beziehungsweise Zulassung und verfügbares Personal gesondert zu prüfen.

Für die lokale Rechnung wird nicht der gesamte Bundesmarkt geteilt. Benötigt werden im Modell 230 verkaufte Einheiten pro Monat. Wie viele neue Kunden dafür nötig sind, hängt von der Zahl bezahlter Termine beziehungsweise Stunden je Kunde und den tatsächlich gebuchten Folgeleistungen ab. Eine pauschale Wiederkehrrate ist dafür keine ausreichende Grundlage. Erfasst werden Bestandskundenumsatz, Neukundenbedarf, Abschlussquote und verfügbare Kapazität; daraus entsteht das wöchentliche Vertriebsziel.

Preise und Kapazitätsrechnung

Der Verkaufspreis muss nicht nur die direkte Leistungszeit decken. Hinzu kommen Vor- und Nachbereitung, Ausfallzeiten, nicht abrechenbare Organisation, Marketing, Versicherungen, Software, Fahrzeug oder Raum sowie eine Reserve für Ersatzinvestitionen. Rabatte werden nur angeboten, wenn sie Auslastung oder Prozesskosten messbar verbessern. Alle Preis- und Umsatzwerte der Modelltabellen sind betriebliche Erlöse ohne abzuführende Umsatzsteuer. Bei steuerpflichtigen Leistungen kommt die jeweilige Umsatzsteuer zum Kundenpreis hinzu. Bei steuerfreien Leistungen wird keine Umsatzsteuer aufgeschlagen; nicht abzugsfähige Vorsteuer erhöht jedoch die Kosten. Die Kostentabellen müssen deshalb je nach steuerlicher Behandlung angepasst werden.

Für die Gründungsplanung stehen Landesrecht, Anerkennung, Personal und Abrechnung im Vordergrund. Ein kleiner Start ist sinnvoll, wenn die Leistung rechtlich zulässig und fachlich zuverlässig erbracht werden kann und genügend Reserve für die Anlaufphase bleibt. Wachstumskosten gehören erst in die Planung, wenn Nachfrage, personelle Kapazität und Abläufe nachgewiesen sind.

Kapitalbedarf und laufende Kosten

Das schlanke Modell liegt bei rund 18.000 Euro. Der Ausbau mit größerer Fläche, zusätzlicher Technik, Warenbestand, Fahrzeugen oder Personal kann etwa 60.000 Euro erfordern. Diese Werte sind Planungsrahmen. Vor Finanzierung werden Angebote, Kaution, Anlaufverluste und mindestens drei bis sechs Monate Liquidität einzeln belegt.

Umsatz, Gewinn und privater Mindestbedarf

Der ausgewiesene Gewinn ist noch kein verfügbares Nettoeinkommen. Daraus werden Krankenversicherung, Altersvorsorge, Einkommensteuer und private Lebenshaltung bezahlt. Im Coaching rechnen wir deshalb mit dem persönlichen Mindestbedarf. Wer monatlich 3.000 Euro privat benötigt, braucht zusätzlich Steuer- und Risikopuffer; die bloße betriebliche Kostendeckung reicht nicht. Die Tabelle zeigt ein vereinfachtes Betriebsergebnis, keinen geprüften steuerlichen Gewinn. Unternehmerarbeit wird hier aus dem Ergebnis bezahlt; Finanzierung, Abschreibungen und vollständige Personalaufwendungen sind im individuellen Plan gesondert zu berücksichtigen.

Kundengewinnung ohne beliebige Werbung

Marketing beginnt mit einem überprüfbaren Angebot: für wen, welches Problem, welches Ergebnis, in welchem Gebiet und zu welchem Preisrahmen. Danach werden wenige Kanäle konsequent genutzt. Entscheidend ist nicht Reichweite, sondern wie viele qualifizierte Anfragen zu bezahlten Aufträgen werden und wie viele Kunden wiederkommen oder empfehlen.

• Google-Unternehmensprofil und lokale Suchbegriffe bei regionalen Leistungen
• Aussagekräftige Referenzen mit Einwilligung
• Kooperationen mit passenden Multiplikatoren
• Klare Angebotsseite mit Preislogik und Ausschlüssen
• Monatliche Messung von Anfragequelle, Abschlussquote, Auftragswert und Wiederkehr

Businessplan und Finanzierung

Der Businessplan übersetzt das Vorhaben in überprüfbare Annahmen. Statt pauschaler Marktbehauptungen zeigt er konkrete Zielkunden, erreichbares Gebiet, Wettbewerber, Auftragsaufbau und Kapazität. Die Finanzplanung wird monatlich aufgebaut, weil eine Jahreszahl die Anlaufphase verdeckt.

• Qualifikation, Zulassungen und Leistungsgrenzen
• Zielgruppe, Einzugsgebiet und Wettbewerber
• Preise, Zeitbedarf und verkaufbare Einheiten
• Investitionen mit Angeboten und Finanzierungsnachweis
• Monatlicher Umsatzaufbau für mindestens zwölf Monate
• Private Kosten, Steuern, Sozialversicherung und Liquiditätsreserve
• Risiken sowie messbare Gegenmaßnahmen

Arbeite deine Annahmen im Businessplan für die Förderung aus. Prüfe deine Zahlen mit dem Stundensatzrechner und dem Break-even-Rechner.

Die Zahlen, die nicht schöngerechnet werden dürfen

Das Zielmodell benötigt 230 abrechenbare Betreuungsstunden im Monat zu durchschnittlich 38 Euro und rechnet mit 6.000 Euro Betriebskosten einschließlich zusätzlicher Personalkapazität. Bei 20 Prozent weniger Umsatz bleiben 6.992 Euro Erlös; bei unveränderten Kosten wären nur 992 Euro Betriebsergebnis übrig. Landesrechtliche Preisvorgaben, nicht erstattete Leistungen, Ausfälle und Fahrten sind deshalb vorab zu prüfen.

Zur Sensitivitätsprüfung werden drei Fragen beantwortet: Wie lange reicht die Liquidität bei 30 Prozent weniger Umsatz? Welche Kosten können dann sofort reduziert werden? Wie schnell entstehen neue Aufträge tatsächlich? Diese Prüfung ist motivierender als eine künstlich schlechte Rechnung, weil sie zeigt, welche Hebel der Gründer selbst beeinflussen kann.

Ein realistischer Auftragsmix statt einer einzigen Umsatzquelle

Die Umsatzplanung sollte nicht unterstellen, dass vom ersten Monat an nur die profitabelste Leistung verkauft wird. Für dieses Geschäftsmodell entsteht ein belastbarer Mix beispielsweise aus Alltagsbegleitung im häuslichen Umfeld, Entlastung pflegender Angehöriger. Ergänzende Umsätze können aus haushaltsnahe Unterstützung im anerkannten Umfang, Gruppenangebote, Koordination anerkannter Helfer kommen. Jede Leistung bekommt eine eigene Zeile mit Preis, direktem Aufwand, Zeitbedarf und erwarteter Menge. So wird sichtbar, welche Leistung Kunden gewinnt, welche regelmäßig wiederkehrt und welche tatsächlich den höchsten Deckungsbeitrag liefert.

Ein Beispiel: 60 Prozent des Zielumsatzes von 8.740 Euro sollen durch das Kernangebot entstehen. Das sind 5.244 Euro. Weitere 25 Prozent beziehungsweise 2.185 Euro kommen aus wiederkehrenden oder ergänzenden Leistungen. Die letzten 15 Prozent, also 1.311 Euro, dürfen aus saisonalen oder höherpreisigen Einzelaufträgen stammen. Fällt eine Quelle aus, bricht nicht sofort die gesamte Planung zusammen. Gleichzeitig verhindert diese Aufteilung, dass fünf Angebote parallel aufgebaut werden, ohne eines davon konsequent zu verkaufen.

Wochenplanung mit verkaufbarer und unbezahlter Zeit

230 abrechenbare Stunden im Monat entsprechen rund 53,5 Betreuungsstunden pro Woche für den gesamten Betrieb. Dazu kommen Fahrt, Dokumentation, Koordination und Ausfälle. Das Zielmodell ist kein Solo-Modell: Es sieht 130 abrechenbare Gründerstunden und 100 abrechenbare Mitarbeiterstunden vor. Dafür werden beispielhaft 120 Mitarbeiterstunden bezahlt. Die Gründerzeit für Leitung und Verwaltung kommt zusätzlich hinzu. Die Umsetzbarkeit wird mit konkreten Touren und einem Kalender einschließlich Urlaub und Vertretung geprüft.

Im Wochenkalender werden deshalb zuerst feste Unternehmerzeiten reserviert: Buchhaltung, Angebote, Nachfassen, Content oder lokale Akquise sowie ein Puffer für Reklamationen und Unvorhergesehenes. Erst die verbleibende Zeit ist Leistungskapazität. Nach vier Wochen werden Plan- und Ist-Zeit verglichen. Wiederkehrende Abweichungen gehören in die Kalkulation; sie dürfen nicht dauerhaft durch unbezahlte Mehrarbeit ausgeglichen werden.

Zahlungsfluss und Liquidität in der Praxis

Gewinn und Kontostand sind nicht dasselbe. Beim Start fließen rund 18.000 Euro in Ausstattung, Anlauf und Reserve, während Umsätze verzögert eingehen können. Anzahlungen, Abschlagszahlungen, Kartenzahlung oder kurze Zahlungsziele müssen zum Geschäftsmodell passen. Bei Geschäftskunden können 30 Tage Zahlungsziel bedeuten, dass Material, Löhne oder Fahrtkosten lange vor dem Zahlungseingang finanziert werden. Bei Warenmodellen bindet zusätzlich der Bestand Liquidität; bei Dienstleistungen sind es vor allem unbezahlte Zeit und offene Forderungen.

Die Liquiditätsplanung wird deshalb monatlich und zusätzlich für kritische Wochen geführt. Erfasst werden Anfangsbestand, sichere Einzahlungen, realistische Einzahlungen, Umsatzsteuer, Investitionen, laufende Kosten, Privatentnahmen und Kreditraten. Ein guter Umsatzmonat darf nicht automatisch vollständig entnommen werden. Zuerst werden Umsatzsteuer, Einkommensteuerreserve, bekannte Jahreskosten und Ersatzinvestitionen getrennt zurückgelegt.

Wann Wachstum sinnvoll ist und wann nicht

Der Ausbau auf rund 60.000 Euro Kapitalbedarf ist erst sinnvoll, wenn das schlanke Modell wiederholt ausgelastet ist. Ein größerer Raum, mehr Technik, ein zusätzliches Fahrzeug oder Personal beseitigen keine unklare Positionierung. Vor jeder Erweiterung wird gerechnet, wie viel zusätzlicher Monatsumsatz die neue Fixkostenstufe benötigt und wie viele zusätzliche Einheiten daraus entstehen. Erst danach wird geprüft, ob Markt, Personal und Organisation diese Menge tragen.

Ein sinnvoller Ausbau erfüllt vier Bedingungen: Die Nachfrage ist über mehrere Monate dokumentiert, bestehende Kunden werden zuverlässig bedient, Prozesse sind beschrieben und die Liquiditätsreserve bleibt nach der Investition ausreichend. Wachstum kann auch bedeuten, Preise zu erhöhen, unprofitable Leistungen zu streichen oder das Einzugsgebiet zu verkleinern. Mehr Umsatz ist nur dann Fortschritt, wenn der Gewinn, die Stabilität oder die persönliche Arbeitsbelastung dadurch besser werden.

Kennzahlen für die ersten zwölf Monate

Gründung aus Arbeitslosigkeit

Ein AVGS kann ein zugelassenes Gründungscoaching finanzieren, wenn Agentur für Arbeit oder Jobcenter den Gutschein vor Beginn bewilligen. Das Coaching kann Geschäftsmodell, Markt, Kalkulation, Businessplan und Finanzierung abdecken; es bezahlt keine Investitionen. Für den Gründungszuschuss müssen bei Aufnahme der hauptberuflichen Selbstständigkeit grundsätzlich noch mindestens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld bestehen. Eine fachkundige Stellungnahme und ein tragfähiger Businessplan gehören regelmäßig zu den Unterlagen. Die Förderung ist eine Ermessensleistung.

Je nach Ausgangslage helfen die Leitfäden zu Gründungszuschuss, Einstiegsgeld, AVGS-Coaching und fachkundiger Stellungnahme. Für betriebliche Investitionen kann je nach Voraussetzungen ein Mikrokredit infrage kommen; ein Kredit ist zurückzuzahlen.

Häufige Fehler

• Erstattung aus der Pflegeversicherung zusagen, bevor Anerkennung und individuelle Leistungsvoraussetzungen geklärt sind
• Bundesweite Marktzahlen mit dem eigenen erreichbaren Markt verwechseln
• Alle Arbeitsstunden als abrechenbar einplanen
• Private Kosten und Steuerreserve nicht vollständig berücksichtigen
• Große Räume, Personal oder Technik zu früh finanzieren
• Leistungen ohne klare Ausschlüsse und Nachträge anbieten
• Marketing an Reichweite statt an qualifizierten Aufträgen messen

Ein realistischer 90-Tage-Plan

Fazit

Die Selbstständigkeit als Betreuungsdienst nach § 45a SGB XI kann ein gutes Einkommen ermöglichen, wenn die rechtlichen Voraussetzungen stimmen und Preis, Kapazität sowie Nachfrage gemeinsam gerechnet werden. Ein schlanker Start reduziert das Risiko. Entscheidend ist nicht der größtmögliche Umsatz, sondern ein Betrieb, der den persönlichen Mindestbedarf, Steuern, Vorsorge und Rücklagen zuverlässig tragen kann.

Dein nächster sinnvoller Schritt: Lass vor größeren Ausgaben prüfen, wie viele Kunden oder Aufträge du wirklich brauchst und ob dein erreichbarer Markt diese Menge tragen kann.

Weitere Orientierung: Alle Gründungsberufe und Gründen als Alltagsbegleiter seniorenbetreuung.

Häufige Fragen: Betreuungsdienst nach § 45a